[{"data":1,"prerenderedAt":-1},["ShallowReactive",2],{"advice-pl-document-management-firm":3},{"slug":4,"title":5,"excerpt":6,"body":7,"datePublished":8,"dateModified":9},"document-management-firm","Dokumenty w firmie 2026 — archiwizacja i okresy przechowywania","Jak uporządkować dokumenty w firmie w 2026 r.: okresy przechowywania ksiąg i akt pracowniczych, dokumenty elektroniczne, KSeF, obieg do księgowości i RODO.","\u003Cp>Porządek w dokumentach firmy sprowadza się do trzech rzeczy: jednego, z góry ustalonego miejsca, do którego trafia każdy dokument, terminów przekazywania papierów do księgowości oraz archiwum prowadzonego zgodnie z ustawowymi okresami przechowywania. Księgi podatkowe wraz z dowodami trzeba trzymać co najmniej 5 lat od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku, a dokumentację pracowniczą zwykle 10 lat od końca roku, w którym zakończyła się umowa. W 2026 r. dochodzą do tego nowe obowiązki elektroniczne: KSeF oraz obowiązek prowadzenia ewidencji w programie komputerowym dla części przedsiębiorców.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Jakie dokumenty firma musi mieć i gdzie je trzymać\u003C\u002Fh2>\u003Cp>W typowej małej firmie powstają cztery grupy dokumentów, a każda ma inne zasady:\u003C\u002Fp>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>dokumenty księgowe i podatkowe\u003C\u002Fstrong> – faktury, paragony, wyciągi bankowe, księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów, deklaracje, ewidencje VAT, wykaz środków trwałych,\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>dokumentacja kadrowa i płacowa\u003C\u002Fstrong> – akta osobowe, ewidencja czasu pracy, listy płac, dokumenty ZUS,\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>dokumenty korporacyjne\u003C\u002Fstrong> – umowa spółki, uchwały, protokoły, sprawozdania finansowe (w spółkach),\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>umowy i korespondencja handlowa\u003C\u002Fstrong> – umowy z klientami i dostawcami, zamówienia, reklamacje, pełnomocnictwa.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej jest elementem danych rejestrowych firmy. Przy wpisie do CEIDG (a w spółkach w zgłoszeniu do urzędu skarbowego) podaje się adres, pod którym dokumenty są przechowywane – może to być siedziba, inne miejsce prowadzenia działalności albo biuro rachunkowe lub jego oddział. Jeżeli dokumenty fizycznie zmieniają miejsce, np. po zmianie biura rachunkowego, dane trzeba zaktualizować.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Okresy przechowywania – zestawienie\u003C\u002Fh2>\u003Ctable>\u003Cthead>\u003Ctr>\u003Cth>Rodzaj dokumentów\u003C\u002Fth>\u003Cth>Jak długo\u003C\u002Fth>\u003Cth>Od kiedy liczyć\u003C\u002Fth>\u003C\u002Ftr>\u003C\u002Fthead>\u003Ctbody>\u003Ctr>\u003Ctd>Księga przychodów i rozchodów, ewidencje, faktury i inne dowody\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>5 lat\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za dany rok\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Dokumentacja pracownicza (zatrudnienie od 2019 r.)\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>10 lat\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Dokumentacja pracownicza (zatrudnienie 1999–2018)\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>10 lat po złożeniu do ZUS raportów informacyjnych, w przeciwnym razie 50 lat\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>od końca roku złożenia raportu\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Dokumentacja pracownicza (zatrudnienie przed 1999 r.)\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>50 lat\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>od dnia zakończenia pracy\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003Ctr>\u003Ctd>Zatwierdzone sprawozdania finansowe spółek\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>co najmniej 5 lat\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\u003C\u002Ftbody>\u003C\u002Ftable>\u003Cp>\u003Cstrong>Przykład:\u003C\u002Fstrong> podatek dochodowy za 2025 r. trzeba zapłacić do 30 kwietnia 2026 r. Pięcioletni okres liczy się od końca 2026 r., więc księgę za 2025 r. wraz z fakturami należy przechowywać co najmniej do końca 2031 r. Okres ten może się wydłużyć, jeśli bieg przedawnienia został zawieszony lub przerwany – np. w związku z kontrolą lub postępowaniem podatkowym.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Umowy handlowe warto przechowywać co najmniej do upływu przedawnienia roszczeń, które z nich wynikają, a umowy wpływające na rozliczenia podatkowe (np. leasing, sprzedaż środka trwałego) – także przez cały okres przechowywania dokumentacji podatkowej.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Dokumenty elektroniczne – co wolno, a co trzeba\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Faktury i inne dowody można przechowywać wyłącznie w postaci elektronicznej, pod warunkiem że zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu przez cały okres przechowywania oraz szybki dostęp na żądanie urzędu. Dokumenty skanowane najlepiej zapisywać w niezmiennym formacie (np. PDF), w folderach podzielonych na okresy rozliczeniowe, z kopią zapasową poza głównym komputerem.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Od 2026 r. elektronika przestaje być wyborem dla części firm:\u003C\u002Fp>\u003Cul>\u003Cli>przedsiębiorcy składający co miesiąc JPK_V7M prowadzą księgę przychodów i rozchodów w programie komputerowym,\u003C\u002Fli>\u003Cli>osoby fizyczne na ryczałcie, które składają JPK_V7M, prowadzą elektroniczną ewidencję przychodów i po zakończeniu roku przesyłają ją do urzędu skarbowego do 30 kwietnia; pozostali ryczałtowcy mają ten obowiązek od 1 stycznia 2027 r.,\u003C\u002Fli>\u003Cli>faktury wystawiane w KSeF są przechowywane w systemie, ale firma nadal powinna mieć uporządkowany dostęp do faktur kosztowych, potwierdzeń płatności i dokumentów, które do KSeF nie trafiają (np. paragony, faktury zagraniczne).\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Dokumentację pracowniczą również można prowadzić elektronicznie. Musi być jednak przechowywana tak, by zachować poufność, integralność i kompletność – a zaniedbania w tym zakresie mogą skończyć się grzywną nałożoną na wniosek inspektora pracy (od 1 000 do 30 000 zł).\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Obieg dokumentów krok po kroku\u003C\u002Fh2>\u003Col>\u003Cli>\u003Cstrong>Jeden punkt wejścia.\u003C\u002Fstrong> Wszystkie faktury kosztowe trafiają na jeden adres e-mail lub do jednego folderu; papierowe są skanowane w dniu otrzymania.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Opis przy źródle.\u003C\u002Fstrong> Osoba, która dokonała zakupu, dopisuje cel wydatku (projekt, samochód, szkolenie). Brak opisu to najczęstszy powód pytań od księgowej i zakwestionowania kosztu.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Stały termin przekazania.\u003C\u002Fstrong> Komplet dokumentów za miesiąc trafia do księgowości do ustalonego dnia (np. 5. następnego miesiąca), aby zdążyć z zaliczkami, ZUS i JPK_VAT.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Uzgodnienie z bankiem.\u003C\u002Fstrong> Co miesiąc wyciąg bankowy porównuje się z listą faktur – brakujące dokumenty wychodzą od razu, a nie przy rocznym zamknięciu.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Zamknięcie roku i archiwum.\u003C\u002Fstrong> Po złożeniu zeznania rocznego dokumenty danego roku trafiają do archiwum z opisem daty, do której trzeba je trzymać.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Brakowanie.\u003C\u002Fstrong> Po upływie okresów przechowywania dokumenty niszczy się w sposób uniemożliwiający odczyt – szczególnie te zawierające dane osobowe.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Fol>\u003Ch2>Dane osobowe i dostęp do dokumentów\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Akta pracowników, umowy z osobami fizycznymi czy korespondencja z klientami zawierają dane osobowe, więc archiwum musi spełniać wymogi RODO: dostęp tylko dla upoważnionych osób, rejestr upoważnień, zabezpieczone szafy lub konta, kontrola nad udostępnianiem plików na zewnątrz. Więcej o tych obowiązkach piszemy w artykule o \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fadvice\u002Fwhat-is-rodo\">RODO w firmie\u003C\u002Fa>. Przy zmianie biura rachunkowego trzeba też zadbać o protokolarne przekazanie dokumentacji i ksiąg – opisujemy to w poradniku o \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fadvice\u002Fchanging-accountant\">zmianie biura rachunkowego\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2>Jak Good Balance może pomóc\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Pomagamy ułożyć obieg dokumentów dopasowany do skali firmy: ustalamy, co, kiedy i w jakiej formie trafia do księgowości, jak przygotować się do obowiązkowych ewidencji elektronicznych i KSeF oraz jak prowadzić archiwum zgodne z przepisami. Zakres takich prac obejmuje \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fservices\u002Faccounting\u002Faccounting-advisory\">doradztwo księgowe\u003C\u002Fa>, a samą ewidencję i przechowywanie dokumentacji możemy przejąć w ramach \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fservices\u002Faccounting\u002Fsimplified-accounting\">księgowości uproszczonej\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>","2024-06-05","2026-03-16"]