[{"data":1,"prerenderedAt":-1},["ShallowReactive",2],{"advice-pl-expense-ideas-it":3},{"slug":4,"title":5,"excerpt":6,"body":7,"datePublished":8,"dateModified":9},"expense-ideas-it","Koszty firmowe programisty w 2026 r. — mapa wydatków i pułapki","Co programista na JDG może zaliczyć do kosztów: narzędzia, chmura, szkolenia, biuro, podróże, marketing. Czego nie można odliczyć i kiedy koszty nie pomagają.","\u003Cp>Programista prowadzący jednoosobową działalność ponosi wiele wydatków, które mogą obniżyć podatek, ale tylko przy skali podatkowej lub podatku liniowym i tylko wtedy, gdy da się wykazać ich związek z firmą. Zamiast kolejnej długiej listy zakupów proponujemy mapę obszarów, w których koszty pojawiają się najczęściej, wraz z pułapkami, o które w każdym z nich najłatwiej się potknąć.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Trzy zasady na początek\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>Ustawa o PIT mówi ogólnie, że kosztem są wydatki ponoszone, by uzyskać przychód lub chronić jego źródło, z wyjątkiem pozycji wymienionych w art. 23. Ma to trzy praktyczne konsekwencje:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Ryczałtowiec nie odlicza kosztów.\u003C\u002Fstrong> Przy ryczałcie podatek liczy się od przychodu, więc poniższa mapa przyda się głównie przy skali i podatku liniowym. Czynny podatnik VAT na ryczałcie może jednak odliczać VAT z faktur zakupowych.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Koszt to nie zysk.\u003C\u002Fstrong> Wydatek obniża podatek tylko o część swojej wartości. Przy podatku liniowym 1 000 zł kosztu to 190 zł mniej podatku; reszta to realny wydatek.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Dokument i uzasadnienie.\u003C\u002Fstrong> Faktura na firmę i umiejętność wyjaśnienia, po co był zakup, są ważniejsze niż sama kategoria wydatku.\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Ch2>Mapa kosztów programisty\u003C\u002Fh2>\n\u003Ctable>\n\u003Cthead>\u003Ctr>\u003Cth>Obszar\u003C\u002Fth>\u003Cth>Typowe wydatki\u003C\u002Fth>\u003Cth>Na co uważać\u003C\u002Fth>\u003C\u002Ftr>\u003C\u002Fthead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Narzędzia cyfrowe\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>licencje środowisk programistycznych, serwery w chmurze, hosting, domeny, płatne repozytoria, menedżery haseł, asystenci programistyczni oparci na sztucznej inteligencji\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>abonamenty od zagranicznych dostawców to dla czynnego podatnika VAT import usług, który trzeba wykazać w JPK_V7\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Wiedza i rozwój\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>kursy internetowe, konferencje, certyfikaty, literatura fachowa, nauka języka obcego potrzebnego w projektach\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>szkolenie powinno dotyczyć obecnej działalności, a nie zupełnie nowego zawodu\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Miejsce pracy\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>biurko w przestrzeni współdzielonej, wynajem biura, część kosztów mieszkania przy pracy z domu, krzesło i biurko\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>przy pracy z domu kosztem jest tylko część opłat, proporcjonalna do powierzchni lub sposobu użytkowania\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Sprzęt\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>laptop, monitory, urządzenia testowe, akcesoria\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>powyżej 10 000 zł konieczna amortyzacja; przy użytku prywatnym tylko część wydatku\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Łączność\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>abonament telefoniczny, internet, zapasowe łącze mobilne\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>łącze domowe używane przez całą rodzinę warto rozliczać proporcjonalnie\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Obsługa firmy\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>biuro rachunkowe, opłaty za konto firmowe, prawnik przy umowie z klientem, podpis kwalifikowany\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>zwykle bezpieczne, o ile faktura dotyczy działalności\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Dojazdy i podróże\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>bilety na spotkania z klientem, przejazdy na konferencje, noclegi, diety w podróży służbowej\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>samochód osobowy ma własne limity, a podróż musi mieć cel służbowy (program wydarzenia, korespondencja z klientem)\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Marketing\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>strona z portfolio, reklama w internecie, płatne profile na portalach z ofertami, wizytówki\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>wydatki o charakterze reprezentacji (np. kolacja z klientem) nie są kosztem\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Ubezpieczenia\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>OC zawodowe, ubezpieczenie sprzętu, polisa wymagana przez klienta\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>ubezpieczenia osobiste (np. na życie) zwykle nie są kosztem firmy\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\u003Ctd>Finansowanie\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>raty leasingu operacyjnego, odsetki od kredytu na cele firmy, prowizje bankowe\u003C\u002Ftd>\u003Ctd>spłata samego kapitału kredytu nie jest kosztem; kosztem są odsetki\u003C\u002Ftd>\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Ftbody>\n\u003C\u002Ftable>\n\u003Ch2>Wydatki, które często umykają\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>Doświadczenie pokazuje, że programiści pamiętają o laptopie, ale gubią drobne, regularne płatności. Warto raz na kwartał przejrzeć wyciąg z karty i sprawdzić:\u003C\u002Fp>\n\u003Col>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Subskrypcje w walucie obcej\u003C\u002Fstrong>: chmura, narzędzia do zarządzania projektem, wtyczki, płatne interfejsy programistyczne. Wiele z nich wystawia faktury, ale trzeba je samemu pobrać z panelu klienta.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Opłaty transakcyjne\u003C\u002Fstrong>: prowizje za przewalutowanie, opłaty platform płatniczych, różnice kursowe przy płatnościach w euro czy dolarach.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Usługi związane z bezpieczeństwem\u003C\u002Fstrong>: klucze sprzętowe, usługi kopii zapasowych, VPN wymagany przez klienta.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Koszty związane z wymaganiami klienta\u003C\u002Fstrong>: dodatkowe badania, certyfikaty bezpieczeństwa, tłumaczenia dokumentów.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Drobny sprzęt eksploatacyjny\u003C\u002Fstrong>: kable, przejściówki, baterie, papier i toner.\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Fol>\n\u003Ch2>Co nie będzie kosztem, nawet jeśli dotyczy firmy\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>Art. 23 ustawy o PIT wyłącza z kosztów kilka pozycji, o które programiści pytają najczęściej:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>\u003Cstrong>reprezentacja\u003C\u002Fstrong>, w tym usługi gastronomiczne, żywność i napoje kupowane, by zbudować wizerunek firmy u klienta;\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>wartość własnej pracy\u003C\u002Fstrong> przedsiębiorcy, jego małżonka i małoletnich dzieci, więc nie można „zatrudnić się” u siebie;\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>podatek dochodowy\u003C\u002Fstrong> oraz grzywny i kary pieniężne z odsetkami (np. mandat za parkowanie w drodze do klienta);\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>darowizny\u003C\u002Fstrong> (choć niektóre z nich można odliczyć od dochodu na innych zasadach);\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>składka zdrowotna\u003C\u002Fstrong> co do zasady nie jest kosztem; wyjątkiem jest podatek liniowy, przy którym składkę można zaliczyć do kosztów lub odliczyć od dochodu do limitu 14 100 zł w 2026 r.\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Cp>Składki społeczne ZUS przedsiębiorca może natomiast zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu. Więcej o składkach i ulgach na start piszemy w artykule \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fadvice\u002Fwhat-is-zus-in-poland\">o ZUS w Polsce\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Jak podejść do kosztów rozsądnie: przykład\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>Programistka na podatku liniowym, czynna podatniczka VAT, ma rocznie ok. 15 000 zł netto wydatków: subskrypcje narzędzi (4 000 zł), konferencja zagraniczna z przelotem i noclegiem (5 000 zł), biurko w przestrzeni współdzielonej (4 800 zł) i drobny sprzęt (1 200 zł). Koszty obniżają jej podatek o ok. 2 850 zł (19% z 15 000 zł), a dodatkowo zmniejszają podstawę składki zdrowotnej. Gdyby jednak kupiła drugi samochód „na firmę” wyłącznie po to, by obniżyć podatek, zaoszczędziłaby najwyżej niewielki procent jego ceny, a ryzyko zakwestionowania wydatku byłoby wysokie.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Dobrą praktyką jest prowadzenie krótkiej notatki przy nietypowych zakupach: jaki projekt, jaki klient, jakie zastosowanie. Przy kontroli po kilku latach taka notatka bywa cenniejsza niż sama faktura. Porównanie form opodatkowania, w którym koszty mają kluczowe znaczenie, znajdą Państwo w artykule \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fadvice\u002Fwhat-is-the-flat-tax-podatek-liniowy\">o podatku liniowym\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Jak Good Balance może pomóc\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>W ramach \u003Ca href=\"\u002Fpl\u002Fservices\u002Faccounting\u002Fsimplified-accounting\">księgowości uproszczonej dla JDG\u003C\u002Fa> sprawdzamy dokumenty kosztowe, rozliczamy import usług od zagranicznych dostawców oprogramowania i podpowiadamy, które wydatki warto udokumentować dokładniej. Pomagamy też ocenić, czy przy Państwa strukturze wydatków lepszy jest podatek liniowy, skala czy ryczałt.\u003C\u002Fp>","2024-10-21","2026-03-04"]