Regulamin korzystania z usług Biura Rachunkowego

Regulamin – niniejszy dokument.

Umowa – umowa o świadczenie usług finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, wirtualnego biura, etc., do której niniejszy Regulamin stanowi załącznik.

Klient – osoba lub podmiot, z którym Good Balance podpisał Umowę o świadczenie usług.

Biuro \ Good Balance – Good Balance sp. z o.o. w Warszawie przy ul. Hoża 29 świadczące usługi na rzecz Klienta.

Polityka prywatności – dostępna na stronie internetowej Good Balance.pl polityka przetwarzania danych osobowych osób korzystających z witryny

Cennik – załącznik do Umowy, określający wykaz usług świadczonych przez Good Balance na rzecz Klienta wraz z cenami jej świadczenia.

Faktura VAT – dokument wystawiony zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, stwierdzający w szczególności: dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, jego duplikat i korektę.

Terminy krytyczne – istotne terminy w miesiącu, kwartale bądź roku, w których intensywność pracy Biura Rachunkowego Good Balance jest wzmożona. Za terminy krytyczne uważa się:

15. dzień kalendarzowy (dotyczy rozliczeń z ZUS) każdego miesiąca, o ile jest to dzień roboczy, w innym przypadku następujący po nim kolejny dzień roboczy;

20. dzień kalendarzowy (dotyczy rozliczeń z US – CIT/PIT) każdego miesiąca, o ile jest to dzień roboczy; w innym przypadku następujący po nim kolejny dzień roboczy;

25. dzień kalendarzowy (dotyczy rozliczeń z US – VAT) każdego miesiąca, o ile jest to dzień roboczy; w innym przypadku następujący po nim kolejny dzień roboczy;

nie później niż drugi dzień roboczy poprzedzający dzień wypłaty wynagrodzenia wskazany w umowach, przepisach wewnętrznych Klienta lub określony w przepisach prawa (dotyczy naliczenia wynagrodzeń);

inny termin wynikający z przepisów prawa dotyczący realizacji obowiązków publicznoprawnych związanych z obsługą kadrowo-płacową;

każdy dzień roboczy poprzedzający wskazane wyżej terminy.

Regulamin określa zasady, rodzaje i zakres usług świadczonych przez Good Balance Biuro Rachunkowe sp. z o.o. w Warszawie przy Hoża 29 ,00-521 Warszawa numer NIP: 7011040745, numer REGON: 389259386, KRS: 0000907250, zasady świadczenia tych usług, warunki zawierania i rozwiązywania umów, a także tryb postępowania reklamacyjnego.

Każdy Usługobiorca z chwilą podjęcia czynności zmierzających do korzystania z usług świadczonych przez Good Balance, zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.

Dane osobowe przekazane przez Klienta są przetwarzane, przechowywane i zabezpieczane (chronione) przez Good Balance zgodnie z aktualnie, powszechnie obowiązującymi (w tym zakresie) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przepisami prawa.

Klient zobowiązany jest do takiego przekazywania formularzy, dokumentów źródłowych i zleceń (w oparciu, o które świadczone są przez Good Balance usługi), aby nie budziły one wątpliwości co do ich zgodności ze stanem faktycznym oraz rzeczywistą wolą Klienta.

Good Balance nie wykona usługi na podstawie formularzy, dokumentów źródłowych oraz zleceń, które uniemożliwiać będą ustalenie ich jednoznacznej treści.

Good Balance pozostaje w gotowości do świadczenia usług (standardowych i dodatkowych) po podpisaniu przez Klienta Umowy z wszystkimi załącznikami i dostarczeniu do Biura Good Balance wymaganych pełnomocnictw i formularzy.

Good Balance nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.), ustawy o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. (Dz. U. 2014 poz. 827 z późn. zm.), ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 z późn. zm.) oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

W ramach podstawowego abonamentu Biuro świadczy usługi polegające na: ujmowaniu przekazanych przez Klienta Dokumentów drogą elektroniczną.

prowadzeniu Ewidencji zakupów VAT,

wyliczaniu zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT, na podstawie dostarczonych przez Klienta dokumentów zakupowych i prowadzonej ewidencji dokumentów sprzedażowych,

składaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,

sporządzaniu listy płac,

wyliczaniu zobowiązań wobec ZUS,

przekazywaniu do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

Biuro nie ponosi odpowiedzialności za pobieranie podatków, zaliczek na podatki, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz innych zobowiązań publicznoprawnych należnych od Klienta i wpłacanie ich na rachunek właściwych organów. Czynności te znajdują się poza zakresem świadczonych usług przez Biuro, a pełna odpowiedzialność za powyższe leży po stronie Klienta.

Biuro zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usług na rzecz: podmiotów innych niż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub spółki osobowe,

podmiotów prowadzących działalność w zakresie transportu międzynarodowego, gastronomii, prowadzenia sklepów spożywczych,

podmiotów prowadzących działalność co do zakresu, przedmiotu lub charakteru, którego Biuro nie ma odpowiedniej wiedzy potrzebnej do zagwarantowania należytej jakości usług świadczonych przez Biuro.

Zakres spraw zleconych do wykonania przez Biuro może być ustalony z Klientem na drodze indywidualnych negocjacji.

Klient zobowiązuje się do: wskazania aktualnych danych identyfikacyjnych, adresowych i kontaktowych, zgodnych ze stanem faktycznym, a także do bezzwłocznego ich aktualizowania,terminowego przekazywania kompletnych dokumentów do Biura Good Balance w ustalonej formie,

badania merytorycznej prawidłowości przekazywanych do Biura Good Balance dokumentów,

składania wszystkich innych wymaganych deklaracji niż te, które zostały określone w Umowie, do których składania Klient jest zobowiązany przepisami prawa,

terminowego regulowania swoich zobowiązań względem Good Balance,

bezzwłocznego przekazywania Good Balance wszelkich informacji mogących mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą,

bezzwłocznego informowania Good Balance o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prawidłowość prowadzenia księgowości oraz pozostałych ewidencji, ustalania zaliczek na podatek dochodowy i podatek VAT należny z tytułu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, a także na roczne zeznanie podatkowe.

bezzwłocznego informowania Good Balance o wszelkich poczynaniach Urzędu Skarbowego, Izby Skarbowej, Urzędu Kontroli Skarbowej związanych z kontrolą działalności Klienta objętej usługami świadczonymi przez Good Balance,

zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przesyłanych do zaksięgowania faktur, w szczególności poprzez stosowanie kontroli ustalającej wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (kontroli biznesowej), czyli wdrożonego wewnętrznie procesu zapewniającego możliwość prześledzenia zależności udokumentowanych zapisami księgowymi pomiędzy zdarzeniem (dostawą towarów lub świadczeniem usług) oraz potwierdzającą je fakturą,

ponoszenia w całości kosztów opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i/lub kadrowo-płacowych oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych,

wypełniania innych obowiązków przewidzianych w przepisach prawa i Umowie.

Good Balance zobowiązuje się do: rzetelnego wypełniania obowiązków wynikających z Umowy,badania otrzymanych od Klienta dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym.

Good Balance zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US.

Biuro ponosi odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów .

Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura, Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody.

Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywało przez cały czas trwania Umowy.

Biuro nie ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej Umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z zawieszeniem przez Biuro realizacji zawartej Umowy w związku z nierealizowaniem przez Klienta jego zobowiązań płatniczych wobec Biura.

Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte Umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia Umowy, wymaga to dodatkowego uzgodnienia między stronami.

Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na jakąkolwiek odpowiedzialność lub szkodę finansową.

Jeśli upoważnienia UPL nie zostały przekazane, zostały niepoprawnie wypełnione lub Urząd Skarbowy nie przetworzy na czas upoważnień, Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe dostarczenie deklaracji podatkowych.

Terminy przekazywania dokumentów:

za datę przekazania dokumentów przyjmuje się datę wpływu dokumentów do Biura Good Balance, dokumenty źródłowe powinny być przekazywane do Good Balance bezzwłocznie po ich wystawieniu bądź otrzymaniu przez Klienta,

tylko bieżące i terminowe przekazywanie dokumentów źródłowych gwarantuje poprawne wykonanie usługi przez Good Balance,

dokumenty i dyspozycje przekazane do Good Balance od godziny 00.00 do godziny 16.00 w dniu roboczym są uznawane za przekazane w tym dniu (z wyjątkiem dni roboczych, w których Good Balance jest nieczynne),

dokumenty pr zekazane od godziny 16.00 do godziny 24.00 w dniu roboczym uznaje się za przekazane w kolejnym dniu roboczym,

dokumenty przekazane w dni ustawowo wolne od pracy uznaje się za przekazane w najbliższym dniu roboczym.

Graniczne daty przekazywania dokumentów księgowych:

do 20. dnia danego miesiąca dla dokumentów dotyczących pierwszej połowy miesiąca rozliczanego, do 5. dnia następnego miesiąca dla pozostałych dokumentów miesiąca rozliczanego.

Graniczne daty przekazywania dokumentów kadrowo-płacowych:

do 3. dnia roboczego przed upływem 15. dnia kalendarzowego (dotyczy rozliczeń z ZUS) każdego miesiąca, o ile jest to dzień roboczy; w innym przypadku następującego po nim kolejnego dnia roboczego,

do 3. dnia roboczego przed upływem terminu wypłaty wynagrodzenia wskazanego w umowach, przepisach wewnętrznych Klienta lub określonego w przepisach prawa (dotyczy naliczenia wynagrodzeń),

do 3. dnia roboczego przed upływem ustawowego terminu realizacji obowiązków publiczno-prawnych związanych z obsługą kadrowo-płacową.

W razie otrzymania przez Klienta dodatkowych dokumentów po tym terminie a dotyczących rozliczonego miesiąca, Klient ma obowiązek przekazać je niezwłocznie do Good Balance.

Dostarczone dokumenty po przekroczeniu tych terminów będą księgowane za dodatkową opłatą uzgodnioną przez strony.

Wynagrodzenie za wykonane usługi rozliczane jest według Cennika oraz ceny wskazanej w Umowie między stronami na bazie liczby dokumentów źródłowych zaksięgowanych w ciężar okresu rozrachunkowego (w przypadku usług finansowo-księgowych), liczby pracowników i umów cywilno-prawnych rozliczonych w okresie rozrachunkowym (w przypadku usług kadrowo-płacowych), bądź w inny przewidziany w Umowie sposób.

W przypadku usług spoza Cennika – opłaty pobierane są zgodnie z osobno przedstawioną ofertą.

Zapłata za usługi świadczone przez Good Balance odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT.

Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Good Balance jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność również w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.

Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail lub SMS.

Wynagrodzenie z tytułu Umowy jest płatne w terminie i na rachunek Biura wskazany w fakturze, chyba że strony ustaliły inaczej w Umowie. Niezapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.

Księgowanie należności za świadczone usługi następuje według kolejności od najdalej wymagalnego roszczenia Good Balance względem Klienta.

Klient ponosi w całości koszty opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych. W następstwie indywidualnych ustaleń Biuro może dokonać zapłaty tych opłat za Klienta, a następnie obciążyć go z tego tytułu.

Wynagrodzenie za Usługi świadczone przez Biuro pobierane jest zgodnie z Cennikiem zamieszczonym na stronie Serwisu oraz w Umowie dla klienta.

Komunikacja z księgowym odbywa się e-mailem lub telefoniczne. Dane kontaktowe księgowego są podane na umowie.

Korespondencja mailowa jest wysyłana na adres mailowy wprowadzony przez Klienta na Umowie ,a w przypadku pozostawienia tego pola pustego – wysyłka odbywa się na adres wskazany przy kontakcie z Good Balance.

Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania e-maila.

Kontakt e-mailowy odbywa się wyłącznie pod adresem e-mail wskazanym w Umowie przez Klienta.

Wszelkie oświadczenia woli przesłane jednej ze Stron pod adresem jej siedziby lub miejsca prowadzenia działalności ujawnionym w Umowie lub w Krajowym Rejestrze Sądowym albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej będą uważane za doręczone prawidłowo, chyba że adresat uprzednio powiadomi nadawcę, mailowo zgodne z pkt. 12.1 i 12.4, o zmianie powyższego adresu.

Wszelkie oświadczenia woli przesłane Klientowi na adres e-mailowy będą uważane za doręczone prawidłowo. W przypadku dokonania przez Klienta zmiany tego adresu, wiąże ona Biuro począwszy od dnia roboczego następującego po dniu wprowadzenia zmiany.

Jeżeli doręczenie Klientowi oświadczenia woli drogą korespondencji e-mailowej jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, w szczególności gdy adres e-mail wskazany przez Klienta jest nieprawidłowy lub nieaktywny, Biuro według swojego wyboru ma możliwość doręczenia oświadczenia woli w inny sposób, w tym za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przesyłką poleconą.

Jeżeli termin do złożenia oświadczenia woli przez Biuro wynika z Umowy lub Regulaminu w sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, ulega on wydłużeniu o 14 dni.

Podpisując z Good Balance Umowę Klient akceptuje jednocześnie treść Regulaminu. Brak akceptacji jego zapisów uniemożliwia zawarcie Umowy.

Klient może złożyć pisemną reklamację na usługi świadczone przez Good Balance nie później niż w terminie jednego miesiąca od wykonania usługi, która podlega reklamacji. Reklamacje są rozpatrywane bez nieuzasadnionej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca kalendarzowego od dnia złożenia reklamacji. Klient otrzymuje informację zwrotną odnośnie sposobu rozpatrzenia reklamacji.

Po zakończeniu obowiązywania umowy oraz upływie terminu przewidzianego przepisami prawa dokumenty podlegające zwrotowi są wysyłane na adres wskazany przez Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą.

Nieterminowe regulowanie przez Klienta wynagrodzenia na usługi świadczone przez Good Balance spowoduje pisemne wezwanie Klienta do dokonania płatności, po czym nastąpi zawieszenie świadczenia usług na rzecz Klienta, a w konsekwencji rozwiązanie umowy i dalsze działania zmierzające do odzyskania należnego zobowiązania.

Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej przekazanej przez Klienta jest Biuro Good Balance: ul. Czyżówka 14 lok. 1.3.2 , 30-526 Kraków.

Biuro Good Balance czynne jest od poniedziałku do piątku w godzinach (godziny pracy): 09.00 – 17.00.

Kontakt z Biurem Good Balance może odbywać się w godzinach pracy:

osobiście (ul. Czyżówka 14 lok. 1.3.2 , 30-526 Kraków),

telefonicznie (+48 883 616 291),

poprzez formularz kontaktowy (https://good-balance.eu/pl),

e-mailowo (biuro@good-balance.eu).

Akceptując Regulamin Klient oświadcza, iż zapoznał się w całości z wszystkimi jego postanowieniami i nie zgłasza żadnych zastrzeżeń w związku z ich treścią i formą i godzi się przestrzegać całości zapisów Regulaminu.

Good Balance zastrzega sobie prawo udostępnienia przesyłanych przez Klienta informacji na żądanie organów państwowych do tego uprawnionych.

Zakres i zasady przetwarzania danych osobowych uregulowany jest w Polityce prywatności dostępnej na stronie https://good-balance.eu/pl

Wszelkie reklamacje odnośnie funkcjonowania serwisu oraz informacje o naruszeniach Regulaminu dokonanych przez użytkowników można zgłaszać na adres e-mail: kontakt@good-balance.eu

Wszystkie prawa własności intelektualnej, łącznie z prawami autorskimi i znakami towarowymi, do materiałów publikowanych przez lub w imieniu na stronie https://good-balance.eu/pl (np. tekst i obrazy) stanowią własność Good Balance lub podmiotów współpracujących.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.